Interview mit Lukas Trumm

Katharina: Hallo und herzlich Willkommen bei Pflegesteuern. Mein Name ist Katharina und heute ist Lukas Trumm bei mir zu Gast. Er ist Geschäftsführer der Pflegebuchstellen in Kaiserslautern. Seid gespannt!

Katharina: Lukas, schön, dass du da bist. Erzähl uns doch mal von dir. Wie bist du zu den Pflegebuchstellen gekommen?

Lukas: Erstmal vielen Dank für die Einladung. Freut mich sehr, dass ich heute hier sein darf. Ich selbst habe vor 5 Jahren die Ausbildung zum Steuerfachangestellten begonnen. Habe eigentlich dann auch direkt von Anfang mit der Pflegebuchhaltung gearbeitet. Vor kurzem hatte ich dann die Möglichkeit mich schrittweises selbstständig zu machen und hab auch die Möglichkeit direkt genutzt. Und ja. So bin ich zur Pflegebuchstelle gekommen.

Katharina: Jetzt bearbeitest du ja auch Buchhaltung von Unternehmen, die keinen speziellen Vorschriften unterliegen. Die Pflegeeinrichtungen müssen ja nach der Pflegebuchführungsverordnung gebucht werden. 

Was macht in deinen Augen der Kontenrahmen so besonders? Und dann bitte eine ehrliche Antwort: Kann das jeder Buchhalter?

Lukas:„Der Kontenrahmen ist so besonders, weil er wirklich zu 100% auf die Pflegebranche zugeschnitten ist. Es gibt für alle unterschiedlichen Erträge ein spezielles Konto, in der diese dann dargestellt werden müssen. Für die unterschiedlichen Kosten wiederum gibt es ebenfalls verschiedene Konten.“

Und zu deiner zweiten Frage ganz ehrlich gesagt: Nein. Die vielen gesetzlichen Vorschriften, sollten von einem Buchhalter gebucht werden, der sich auch mit diesen auskennt und der nach den Vorschriften auch arbeitet.

Katharina: Sonst kann es böse ausgehen.

Lukas: Genau das kann unterschiedliche Folgen für den für den Mandant haben. Erst einmal grundsätzlich ist in der Pflegebuchführungsverordnung vom Gesetz her vorgeschrieben, dass nach dieser gebucht wird. Wenn dann bei einer Prüfung auffällt das nicht nach der PBV gebucht wurde, kann das auf jeden Fall böse Folgen haben

Es kann auch sein, dass wegen der falschen Buchhaltung ein falscher steuerlicher Gewinn rauskommt. Wenn das dann bei einer Prüfung aus auffällt, zieht dies eine Steuernachzahlung mit sich, eventuell dann auch mit Zinsen. 

Es kann aber auch ganz simple Folgen haben. Also wir haben ja grad gegenwärtig die Corona Krise und wir helfen unseren Mandanten dabei, Anträge zu verschiedene Corona Hilfen zu stellen. Und da ist natürlich immer die Buchführung Grundlage für diese Anträge. Und wenn deine Buchhaltung nicht nach diesen Vorschriften geführt ist, ist es natürlich auch sehr schwer, überhaupt diese Anträge dann auch korrekt auszufüllen.

Katharina: Jetzt weiß ich, du arbeitest sehr digital. Wie sieht es mit den Schnittstellen zu deinen Mandanten? Müssen sie alles digital bringen oder bereitstellen? Oder passt du dich den Bedürfnissen an?

Lukas: Natürlich ist immer das Ziel, maximal digital zu arbeiten. Das ist ja nicht nur für mich eine Erleichterung. Es geht dabei auch einfach um den um den Mandanten. Wenn wir jetzt mal so eine Eingangsrechnung nehmen. Im Optimalfall nimmt er diese Rechnung einmal in die Hand, scannt die ein und aus diesem Scan heraus entwickelt er dann eine Überweisung, legt die in seinem Archiv ab und sendet sie dann am Schluss an mich, woraus ich dann die Buchhaltung machen kann. Die Rechnung wird abgeheftet und unser Mandant hat diese Rechnung einfach nie wieder in der Hand. Wenn er sie nochmal braucht, findet er sie in dem Archiv. Das ist natürlich der Optimalfall. 

Natürlich gibt es auch immer wieder Mandanten, bei denen es aus verschiedenen Gründen nicht möglich oder nicht umsetzbar ist. Da findet man dann Alternativlösungen oder arbeitet auch mal – ich sage es old school, also nicht digital.

„Aber grundsätzlich ist das Ziel schon immer so digital wie irgendwie möglich zu arbeiten.“

Katharina: Anderes Thema: du bist Geschäftsführer der PBS GmbH. Warum findest du dieses System gut? Ich meine, beim Franchise denkt ja jeder an Pommes, McDonald’s usw. 

Was bietet dir die Pflegebuchstellen für Vorteile?

Lukas: Erst einmal wird durch dieses System die Einstiegshürde in die Selbstständigkeit extrem klein gehalten, weil ich bekomme ja hier ein Handbuch vorgegeben. Es gibt eine Website, wo mir eine professionelle Landingpage erstellt wird.

Ich bekomme verschiedene Marketing und Werbeartikel einfach zur Verfügung gestellt.

Für die Buchhaltung anzufertigen habe ich eine Checkliste, wie ich vorgehen muss. Die Einstiegshürde ist extrem gering. Ich habe immer einen Ansprechpartner, der mir weiterhilft. Ich sag mal, wenn ich mich jetzt komplett alleine selbstständig mache, hab ich ja immer das Problem, wenn ich mal krank bin, oder aus anderen Gründen für eine längere Zeit nicht arbeiten kann, brechen meine Umsätze weg. Im schlimmsten Fall auch vielleicht der Mandant wechselt und sich einen anderen Buchhalter sucht. Und hier in dem System ist es so: Wenn ich krank bin, springt ein anderer Buchhalter für mich ein. Und das gibt mir halt einfach eine gewisse Sicherheit, die ich als “allein Selbstständiger” gar nicht habe.

Katharina: Jetzt haben wir ja gerade über deine Vorteile geredet in diesem Franchise-System. Was sind denn die Vorteile für die Mandanten? 

Lukas: Durch die Absicherung ist es für den Mandanten sichergestellt ist, dass seine Buchhaltung immer angefertigt wird. Zum anderen sind wir auch im Vergleich zu reinen Steuerbüros günstiger. Günstiger wie ein interner Mitarbeiter in der Einrichtung sind wir auch. 

Katharina: Der ja immer nochmal geschult werden muss. Letzte Frage: Corona! Die Pflegeeinrichtungen sind ja am stärksten davon betroffen gewesen oder sind es immer noch. Wie kannst du deinem Mandanten unterstützen oder was sind im Moment deren Sorgen? 

Lukas: Also da gibt’s viele verschiedene Sachen, die da aktuell vorkommen. Es geht los bei Quarantäne-Anträgen über Kurzarbeitergeld. Dann hab ich ja schon gesagt, es gibt durch den Pflegeschutzschirm die Möglichkeit, verschiedene Mindereinnahmen oder Mehraufwendungen geltend zu machen. Und da hilft man natürlich.
Das Kurzarbeitergeld und die Quarantäne-Anträge läuft komplett über die Lohnbuchhaltung. Bei diesen Anträgen aus dem Pflegeschutzschirm helfen wir natürlich auch, indem wir Kennzahlen an den Mandanten weitergeben, die wichtig sind für diese Anträge. 

Katharina: Steuerberatung darfst du ja keine machen. Hast du einen Partner?

Lukas: Genau in diesem Franchise- System habe ich immer noch den Kooperationspartner mit der Deutschen Pflege Treuhand AG. Die Steuerberater Thorsten Mally und Waldemar Wilms arbeiten schon seit Jahren in der Pflegebranche und unterstützen mich bei steuerlichen Fragen oder auch wenn der Mandant steuerliche Beratung braucht. 

Dort wird auch der Jahresabschluss später dann angefertigt und hier bekomme ich dann immer eine Rückmeldung, wenn es Sachen in der Buchhaltung gibt, die vielleicht anders dargestellt werden müssen oder die zu ändern sind, oder einfach optimiert werden können. 

10 Alternativ-Fragen

Katharina: Fußball oder Formel 1? 

Lukas: Fußball. 

Katharina: Nachteule oder Frühaufsteher?

Lukas: Definitiv. Nachteule.

Katharina: Bier oder Gin?

Lukas: Gin.

Katharina: Sommer oder Winter?

Lukas: Frühling 

Katharina: Hund oder Katze ?

Lukas: Hund.

Katharina: Apple oder Samsung?

Lukas: Samsung 

Katharina: Digital oder analog?

Lukas: Auf jeden Fall digital.

Katharina: Ballermann oder Apres Ski?

Lukas: Ballermann 

Katharina: Kochen oder liefern lassen?

Lukas: Kochen

Katharina: Letzte Frage Teamplayer oder Alleingänge?Lukas: Teamplayer

Katharina: Vielen Dank, Lukas, für das interessante Gespräch.

Lukas:  War sehr schön. Danke. Vielen Dank für die Einladung.

Katharina: Wenn ihr mehr erfahren wollt über das System der Pflegebuchstellen, oder wenn ihr als Einrichtung ein Buchhaltungsbüro sucht, das sich wirklich mit der Pflegebuchführungsverordnung auskennt, dann schreibt uns einfach an gemeinsam@pflegesteuern.de